Pengalaman Membuat Paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya, Ternyata Mudah

Berawal dari janji manis kakak saya yang berangan-angan memberangkatkan kami sekeluarga ke negara tetangga untuk jadi TKI jalan-jalan, otomatis dia menghantui saya dengan terror untuk segera mengurus paspor. Dikarenakan jadwal (main) saya yang sangat padat, akhirnya sekitar awal Oktober lalu yang lalu saya baru menyempatkan diri untuk membuka website imigrasi. Setelah bolak-balik mempelajari prosedur pengurusan, dan banyak-banyak membaca pengalaman orang lain lewat blog, saya mulai pengalaman saya. 

Awalnya saya kebingungan karna di beberapa blog yang saya baca, untuk pembuatan paspor online tersedia di laman website imigrasi dan tinggal di klik kemudian mengisi formulir dan upload dokumen yang sudah discan secara online (bisa di cari di google). Ternyata setelah berselancar lagi, saya baru tau peraturan terbaru bahwa mulai tanggal 7 Agustus 2017, pihak Imigrasi telah menyediakan layanan antrian online (antrianonline.go.id). dan mulai tanggal 14 Oktober 2017, pihak imigrasi telah menghapuskan sistim pembuatan paspor online dan tidak melayani walk-in / datang langsung (sumber: banner di depan kantor imigrasi). Akhirnya saya mencoba untuk membuat antrian online. Setelah membuka websitenya, tersedia menu log in. Saya mendaftar terlebih dahulu untuk memiliki akun. Prosesnya sangat mudah, isi saja sesuai data diri anda. Kemudian setelah berhasil mendaftar dan menerima e-mail konfirmasi, anda bisa langsung log in. Setelah saya log in, terdapat daftar Kantor Imigrasi seluruh Indonesia, saya memilih dengan mengklik “buat permohonan” di sebelah kanan Kantor Imigrasi Khusus I Surabaya karna yang paling dekat dengan rumah saya. Setelah itu ada pilihan tanggal berapa saja yang tersedia. Waktu saya mendaftar hanya ada 2 tanggal yang tersedia, tanggal 30 dan 31 Oktober. Saya pilih tanggal 30 Oktober 2017 karna saya pikir semakin cepat semakin baik. Kemudian, dibawah kolom tanggal, kita bisa memilih berapa orang yang akan mengajukan permohonan (bisa kolektif, maksimal 4 orang). Saya pilih 1 orang karna hanya saya yang akan membuat paspor lebih dulu. Setelah itu, pilih “buat”, dan akan muncul kolom berisi kode antrian, kantor imigrasi/unit layanan paspor yang anda pilih, nama pemohon, tanggal kedatangan, dan waktu. Kemudian anda bisa mencetak barcode yang muncul atau anda screenshot melalui hp. Jika hp anda android, anda bisa mendownload aplikasinya melalui google store. Barcode tersebut nantinya akan ditunjukkan pada petugas imigrasi untuk mendapatkan nomor antrian.

The Day

Tanggal 30 Oktober 2017, saya bangun pagi-pagi untuk mengecek lagi dokumen persyaratan yang sudah saya siapkan kemarin malam. Saya berencana berangkat pukul 6 pagi, tapi karna gravitasi ditempat tidur yang sangat kuat, akhirnya saya berangkat dari rumah pukul 6.45 pagi. Saya sengaja berangkat pagi karna hari ini hari Senin, jalanan menuju ke kantor imigrasi terkenal macet dijam-jam kerja apalagi jalan tersebut juga jalan utama menuju Bandara Juanda. Pukul 8 pagi saya baru tiba di kantor imigrasi karna saya sempat mampir di toko alat tulis untuk membeli materai. Setelah saya memarkir kendaraan saya (yang biaya parkirnya menurut saya luar biasa diatas biaya parkir rata-rata) di depan Kantor Imigrasi, saya sempat ragu untuk masuk karna karyawan kantor imigrasi sedang melaksanakan upacara. Akhirnya saya masuk melalui pintu barat yang dijaga security karna pintu sebelah timur ditutup. Security sempat menanyakan apakah saya sudah mendapat nomor antrian, kemudian saya dipersilahkan masuk dan diarahkan untuk menuju bagian belakang gedung. Dari depan terlihat bagian kantin dan beberapa petunjuk tempat pembuatan paspor. Disebelah pojok kiri kantin tersedia koperasi yang menyediakan pembelian alat tulis, fotocopy, dan materai. Di depan kantin sudah terlihat bangku-bangku untuk menunggu antrian, disisi kanannya merupakan loket dan mesin nomor antrian untuk pengambilan paspor. Saya langsung menuju petugas yang berdiri disana, beliau menjelaskan bahwa harus mendaftar di antrian online terlebih dulu untuk dapat dilayani. Karna saya sudah mendapat nomor antrian, beliau memberi saya formulir dan surat pernyataan. Untuk kemudian formulir dan surat tersebut diisi menggunakan huruf balok dan tinta hitam. Bagi pemohon anak-anak, terdapat satu lagi surat pernyataan orang tua. Bagi anda yang hendak mengurus paspor untuk anak anda, pastikan anda datang bersama suami/istri anda sebab diwajibkan ditandatangani oleh kedua orang tua. Pastikan anda membawa bolpoin sendiri sebab tidak disediakan. Untuk menghindari tercoret, anda bisa mengisinya di meja yang disediakan tidak jauh dari kursi tunggu. Sambil mengisi formulir dan menyiapkan berkas, petugas disana memberi penjelasan dan saat itu anda harus memperhatikan dengan teliti. Pertama-tama petugas meminta maaf karna loket telat dibuka disebabkan upacara. Kemudian petugas menginstruksikan bagaimana mengisi form tersebut. sekedar informasi, paspor 24 halaman saat ini telah ditiadakan, meskipun di form dan surat pernyataan masih tertera, namun kami hanya diperkenankan membuat paspor 48 halaman atau paspor elektronik. Anda dapat menanyakan apapun yang tidak anda pahami kepada petugas, mereka akan bersedia menjawab dengan sabar (terimakasih pak J) setelah itu, petugas menginstruksikan bahwa pemohon akan dilayani sesuai waktu yang tertera di antrian online yang kita dapatkan. Jadi bagi pemohon yang mendapat waktu pukul 8-9 pagi, bisa langsung mengantri untuk verifikasi dokumen di meja petugas yang ada tepat dibalik pintu masuk, bisa kita lihat dari kursi tunggu. Saya tidak bisa mengabadikan bagian ini sebab disana terdapat larangan memotret (walaupun saya sempat melihat sesorang memotret untuk kepentingan update status di sosmed). Karna waktu antrian saya pukul 11:01 sampai dengan 12:00, jadilah saya galau apakah saya tinggal atau saya tunggu saja disana 3 jam lagi (padahal saya tidak suka menunggu). Jadi, setiap satu jam, akan dipanggil untuk melakukan verifikasi dokumen. Jangan sampai anda melewati waktu yang telah ditentukan di system antrian sebab, jika antrian selanjutnya telah dipanggil, maka anda tidak akan dilayani dan diminta untuk membuat antrian lagi yang otomatis anda harus menunggu lagi pada tanggal yang tersedia. Sebelumnya saya sempat menyesal datang pagi-pagi, tapi dengan begitu saya punya banyak pengalaman dari orang-orang yang saya ajak ngobrol. Dari situ saya tau bahwa masih banyak yang belum mengetahui peraturan baru mengenai antrian online ini terutama ibu-ibu dan bapak-bapak yang mungkin belum terlalu menggunakan teknologi, kebanyakan mereka datang langsung ke kantor imigrasi dan langsung meminta formulir ke petugas. Oh ya, bagi penyandang disabilitas akan ada ruangan khusus bagi anda sehingga lebih mudah. Saya belum mengetahui tentang antrian khusus balita dan manula yang ada di blog-blog yang saya baca sebab manula dan balita pun tetap mengantri ditempat yang sama dengan saya, ditemani pendampingnya. Setelah 3 jam saya menunggu, akhirnya tiba giliran saya. Saya sudah menyiapkan formulir dan surat pernyataan bermaterai yang telah ditandatangani, KK, Akta Kelahiran, dan KTP asli dan yang sudah di fotocopy masing-masing 1 lembar. Dimeja petugas yang ada di balik pintu kaca itu ada 3 petugas, 2 petugas untuk verifikasi dokumen, dan 1 petugas untuk mencetak nomor antrian. Verifikasi dokumen saya lancar, dokumen asli diberikan lagi kepada saya dan fotocopyan beserta formulir dan surat pernyataan saya dimasukkan kedalam map kuning yang diberikan petugas untuk prosedur selanjutnya. kemudian saya beralih ke petugas disebelahnya untuk menunjukkan barcode yang saya screenshoot di hp, kemudian saya diberikan map kuning tadi yang sudah di jepret dengan kertas kecil cetakan nomor antrian saya (saya mendapat antrian C-105). Saya diminta untuk mengisi cover map tersebut, seperti nama, alamat, dan nomor handphone. Proses mengantri verifikasi paling lama hanya 15 menit. Setelah itu saya menuju lantai dua untuk proses selanjutnya. Diatas, saya langsung masuk di ruang tunggu, banyak sofa yang disediakan jadi kita bisa menunggu dengan nyaman. Loket yang tersedia pun ada tujuh loket, dan satu loket lagi untuk melayani WNA. Dibagian pojok atas, kanan dan kiri, ada 2 layar lcd seperti di bank yang menunjukkan nomor antrian kita. Pastikan kita memperhatikan dengan seksama. Saya baru merasakan sofa yang empuk dan nyaman itu, nomor saya dipanggil untuk menuju loket 2. Saya berjalan ke loket dengan sedikit nervous. Disetiap loket terdapat dua kursi, disebelah saya sudah ada seorang ibu yang telah melakukan pemotretan. Ada dua petugas juga yang melayani disetiap loket. Saya baru saja duduk dan menyerahkan map saya, kemudian petugas mulai mewawancarai saya. Pertama hanya konfirmasi apakah data yang saya isi benar. Kemudian saya ditanyai membuat paspor untuk apa. Setelah itu petugas bertanya apa pekerjaan saya. Namun, terkait dengan pekerjaan saya, saya sempat ditolak karna saya tidak dapat menunjukkan dokumen yang diminta oleh petugas. Tapi Alhamdulillah setelah berdiskusi, petugas memberi saya opsi untuk melengkapi dokumen tersebut sampai pukul 2 siang. Jika tidak, maka saya harus kembali lagi mengurus nomor antrian. (bagi kasus selain saya bisa menskip bagian ini). 

Akhirnya saya usahakan hari itu juga untuk bisa melengkapi dokumen tersebut. Alhamdulillah sekali lagi, 15 menit sebelum pukul 2 siang saya sudah mendapatkan dokumen yang dimaksud. Sambil sedikit ngos-ngosan dan sudah berkeringat lagi, saya langsung ke loket 2. Hanya ada 1 petugas disana. Saya langsung dilayani. Setelah banyak pertanyaan verifikasi dokumen asli dan fotocopynya, saya pun di ambil foto dan sidik jarinya (saya agak khawatir dengan kondisi muka saya yang berantakan, padahal tadi sudah dandan, hiks). Setelah itu saya diberikan selembar kertas yang berisi kurang lebih data saya dan foto yang baru saja diambil (tuh kan), saya diminta mengecek kebenarannya untuk kemudian tandatangan. Beberapa saat saya pun diberikan kertas berisi jumlah biaya untuk ditunjukkan ke bank atau kantor pos persepsi yang bekerja sama untuk melakukan pembayaran paspor. Biayanya 300 ribu + biaya IT Biometrik 55.000, jadi total 355.000. petugas menyarankan untuk segera dibayar secepatnya kalau bisa hari itu juga. Di depan kantin pun telah disediakan mobil kantor pos, anda bisa membayar disana dan dengan membayar biaya tambahan sebesar 10rb paspor bisa langsung dikirim ke alamat rumah saat sudah jadi nanti. tapi karna saya tidak membawa uang cash dan kantor pos tidak melayani pembayaran non-tunai, serta tidak ada atm disekitar sana (sekedar info, terdapat ATM Mandiri dan BRI di pom bensin di sebelah timur parkiran mobil imigrasi tapi ATM BRI tidak dapat digunakan) saya pun memutuskan membayar di bank BRI KC Sidoarjo karna searah dengan rumah saya jadi saya sekalian pulang. Begitulah pengalaman saya membuat paspor, jadi jika anda memang berniat untuk membuat paspor, saya sarankan untuk membuatnya sekarang juga karna system yang digunakan saat ini sangat mudah (diluar keribetan yang saya sebabkan sendiri). baru kali ini saya merasa amazing dengan birokrasi, sebab betul-betul sangat mudah, efisien, dan efektif. Berikut poin-poin nya:

1. Membuat antrian online (cukup 10 menit) melalui website atau aplikasi di android. Anda bisa membuatnya sambil leyeh-leyeh di atas tempat tidur. Tips: system antrian hanya menyediakan kuota 300 orang setiap hari, buat antrian saat awal bulan, paling terlambat minggu kedua, sebab diminggu terakhir sudah tidak ada lagi tanggal yang tersedia dan kita akan menunggu bulan selanjutnya. Jadi untuk anda yang berencana keluar negri, jangan mendadak untuk membuat paspor.
2. Datanglah 1 jam – 30 menit sebelum waktu yang tertera di antrian anda, agar ketika mengisi formulir dan surat pernyataan tidak tergesa-gesa sehingga data yang anda isi benar adanya. Cek waktu antrian anda agar tidak terlambat sebab terlambat 3 menit pun anda tidak akan dilayani.
3. Siapkan dokumen asli dan fotocopynya dalam satu map agar tidak tercecer. Pastikan fotocopy anda dalam bentuk kertas A4, jika dokumen salah, anda akan diminta membuat ulang sehingga akan membuang waktu anda. Pastikan anda membawa E-KTP atau jika belum memilikinya bawalah surat keterangan sudah merekam E-KTP. Untuk fotocopy E-KTP, difotocopy bolak balik dengan posisi bagian depan diatas dan bagian belakang ada dibawahnya dalam satu halaman, biarkan tanpa dipotong. Masukkan formulir dan surat pernyataan yang sudah diisi dan ditandatangani dengan materai dalam satu map yang sama dengan dokumen persyaratan.
4. Ketika petugas memanggil waktu antrian anda, segera mengantri dengan menyiapkan dokumen persyaratan dan barcode yang sudah dicetak atau discreenshoot di hp.
5. Setelah mendapat map kuning, isi saja di atas sambil menunggu nomor antrian anda di panggil sebab jika terlewat anda tidak akan dilayani.
6. Jawab pertanyaan wawancara dengan tegas dan jujur agar proses wawancara cepat selesai. Setelah dokumen asli diberikan, segera simpan di dalam tas agar tidak tertinggal atau hilang. Tips tambahan: sebaiknya anda bersihkan muka dulu, bawa sisir, atau tisu basah agar ketika diambil foto tidak terlalu parah (seperti saya).
7. Setelah proses berhasil, segera lakukan pembayaran pembuatan paspor di bank atau Kantor Pos persepsi. Di kertas yang bertuliskan jumlah yang harus dibayarkan memang tertera pembayaran diakukan paling lambat 7 hari namun agar paspor segera diproses, lakukan sesegera mungkin lebih baik.
8. Simpan bukti pembayaran yang nanti akan dibawa untuk mengambil paspor yang sudah jadi.
9. System baru ini sangat mudah, total waktu yang anda butuhkan jika dokumen anda lengkap dan benar, anda hanya membutuhkan waktu 2 jam saja. Mudah kan?